Job Description

Position Title: Oficial Nacional de Administración y Finanzas

Duty Station City: Caracas
Duty Station Country: Bolivarian Republic of Venezuela
Grade: NO-A
Contract Type: Special Short-Term
Recruiting Type: National Officer
Vacancy Type: Special Vacancy Notice
Initial duration: until 30 april 2027

 

Introduction

Fundada en 1951, la OIM es un Organismo Asociado de las Naciones Unidas y la principal agencia de la ONU en el ámbito de la migración. Trabajando en estrecha colaboración con socios gubernamentales, intergubernamentales y no gubernamentales, la OIM promueve una migración humana y ordenada en beneficio de todas las personas. La Organización salva vidas y protege a las personas en movimiento, impulsa soluciones para el desplazamiento y facilita vías para la migración regular, al tiempo que brinda servicios y asesoramiento a gobiernos y migrantes.

La OIM está comprometida con el fomento de un entorno laboral respetuoso, inclusivo y de apoyo, donde todas las personas empleadas puedan desarrollarse profesionalmente y sentirse valoradas. Mediante la creación de este entorno, la OIM busca aprovechar mejor todo el potencial de la migración y fortalecer su apoyo a las personas en movimiento.

La OIM invita a postularse a personas candidatas de diversos orígenes y ofrece ajustes razonables durante todo el proceso de contratación cuando sea necesario. 

Se considerarán candidaturas tanto internas como externas para esta vacante. Para los fines de esta convocatoria, se consideran candidatos internos los miembros del personal con contratos regulares, de plazo fijo o de corto plazo, ya sean clasificados o no clasificados, incluidos los Oficiales Profesionales Jóvenes (JPO), el personal en Licencia Especial Sin Goce de Sueldo (SLWOP), los Voluntarios de las Naciones Unidas con al menos doce (12) meses de servicio continuo en la OIM y el personal en comisión de servicios o préstamo liberado por la Organización, salvo que se especifique lo contrario en su contrato. Los miembros del personal que tengan un contrato regular, de plazo fijo o de corto plazo clasificado no conservarán su tipo de contrato si son nombrados para un puesto no clasificado.

Organizational Context and Scope

Bajo la supervisión general del Jefe de Misión y la supervisión directa del Oficial de Gestión de Recursos, el Oficial Nacional de Administración y Finanzas será responsable de ejecutar las funciones asignadas en la Unidad, que incluyen contabilidad, control presupuestal, control financiero y demás tareas administrativas inherentes al cargo, que se detallan a continuación:

Responsibilities

1. Registrar y controlar todas las operaciones financieras y contables en el sistema WAVE, tanto de la Oficina principal de la Organización como de las Sub-Oficinas en Venezuela.

2. Elaborar, conciliar y reportar el cierre contable a la Oficina Regional.

3. Controlar y monitorear los presupuestos por proyecto, informando al Jefe de Misión y a los Coordinadores de Proyecto.

4. Controlar y monitorear todas las cuentas bancarias de la Organización para mantener la liquidez y solvencia para los compromisos financieros.

5. Elaborar informes financieros para donantes, conforme a las regulaciones de la OIM.

6. Proyectar los gastos de oficina y personal con el objetivo de llevar una correcta ejecución del presupuesto. 

7. Elaborar presupuestos para propuestas de proyectos. 

8. Trabajar en conjunto con los Coordinadores para la activación de proyectos en la plataforma de PRIMA.

9.  Llevar el control financiero de las cuentas de cheques, conciliación bancaria, control de pagos y elaboración de transferencias bancarias y otras formas de pago, observando las regulaciones necesarias para minimizar los riesgos de fraude.
10.  Monitorear el registro, bajas, modificaciones, cálculos de nómina, beneficios aplicables al personal y demás trámites internos.
11. Liquidar y verificar gastos de viajes del personal y pagos inherentes a viáticos.
12. Trabajar en estrecha colaboración con otras unidades funcionales internas de la Organización, así como con bancos, donantes, contrapartes gubernamentales y otras partes interesadas, según se requiera en el desempeño de la función administrativa y financiera.
13. Realizar viajes a las Sub-Oficinas, según sea necesario, para el monitoreo de las actividades.

14. Guiar a los Coordinadores a lo largo del ciclo del proyecto para contribuir al cumplimiento de las políticas y procedimientos de la IOM, así como de cualquier requisito interno y específico del donante.

15. Supervisar y coordinar las funciones del staff de la Unidad de Administración y Finanzas.
16. Coordinar trámites ante autoridades gubernamentales, pago de cuotas, visas, acreditaciones y pago de servicios.
17. Monitorear que los acuerdos de colaboración con proveedores se encuentren debidamente aprobados por el área LEGAL. 
18. Atender a las necesidades de mantenimiento y servicios necesarios de la Oficina para el uso adecuado del staff.
19. Mantener el sistema de información administrativa/financiera, para garantizar el suministro oportuno de información a las unidades pertinentes dentro de la OIM (HQ, PAC, MAC, Oficina Regional, etc.).
20. En estrecha relación con el área de Tecnologías de la Información, identificar las necesidades de mejoras en cuestiones tecnológicas y garantizar que la adquisición de nuevos activos cuente con las regulaciones establecidas de la OIM.
21. Atender a las auditorías internas e implementar las medidas correctivas sugeridas en las mismas, en coordinación con el Jefe de Misión.
22. Revisar los procedimientos existentes y, de ser necesario, recomendar posibles mejoras para fortalecer los sistemas internos de monitoreo, evaluación y control, promoviendo la eficiencia y la efectividad.
23. Otras funciones asociadas y relevantes para la correcta ejecución de los proyectos, que le sean asignadas por su Supervisor/a conforme a las necesidades del puesto.

Qualifications

Required Qualifications and Experience

Education

• Bachelor’s degree in Accounting, Business Administration or related field with two years of relevant professional experience; or,
• Master’s degree in above or related field.

Accredited Universities are those listed in the UNESCO World Higher Education Database.

Experience

• Proficient in Microsoft Office applications e.g. Word, Excel, PowerPoint, E-mail, Outlook; previous experience in Oracle is a distinct advantage;

• Attention to detail, ability to organize paperwork in a methodical way; 

• Discreet, details and clients-oriented, patient and willingness to learn new things; and, 

• Prior work experience with international humanitarian organizations, non-government or government institutions/organization in a multi-cultural setting is an advantage. 

   

Skills

• In-depth knowledge of the broad range of migration-related subject areas dealt with by the Organization; and,
• Knowledge of UN and bilateral donor programming.
• Knowledge of financial rules and regulations.
• Knowledge of International Public Sector Accounting Standards (IPSAS).

 

Languages

All IOM staff members in all categories are required to be fluent in one of the IOM's official languages (English, French, Spanish).

For this position, fluency in spanish is required (oral and written). and working Knowledge in English

Proficiency of language(s) required will be specifically evaluated during the selection process, which may include written and/or oral assessments.

Required Competencies

IOM’s competency framework can be found at this link. Competencies will be assessed during the selection process.

Values - all IOM staff members must abide by and demonstrate these five values:

• Inclusion and respect for diversity: Respects and promotes individual and cultural differences. Encourages diversity and inclusion.
• Integrity and transparency: Maintains high ethical standards and acts in a manner consistent with organizational principles/rules and standards of conduct.
• Professionalism: Demonstrates ability to work in a composed, competent and committed manner and exercises careful judgment in meeting day-to-day challenges.
• Courage: Demonstrates willingness to take a stand on issues of importance.
• Empathy: Shows compassion for others, makes people feel safe, respected and fairly treated.

 

Core Competencies – behavioural indicators Level 2

• Teamwork: Develops and promotes effective collaboration within and across units to achieve shared goals and optimize results.
• Delivering results: Produces and delivers quality results in a service-oriented and timely manner. Is action oriented and committed to achieving agreed outcomes.
• Managing and sharing knowledge: Continuously seeks to learn, share knowledge and innovate.
• Accountability: Takes ownership for achieving the Organization’s priorities and assumes responsibility for own actions and delegated work.
• Communication: Encourages and contributes to clear and open communication. Explains complex matters in an informative, inspiring and motivational way.

 

Managerial Competencies – behavioural indicators Level 2, if with direct reports

• Leadership: Provides a clear sense of direction, leads by example and demonstrates the ability to carry out the Organization’s vision. Assists others to realize and develop their leadership and professional potential.
• Empowering others: Creates an enabling environment where staff can contribute their best and develop their potential.
• Building Trust: Promotes shared values and creates an atmosphere of trust and honesty.
• Strategic thinking and vision: Works strategically to realize the Organization’s goals and communicates a clear strategic direction.
• Humility: Leads with humility and shows openness to acknowledging own shortcomings. 

 

Notes

Please refer to this link for guidance on IOM Job Category.

• IOM only accepts duly completed applications submitted through the IOM e-Recruitment system
• Only shortlisted candidates will be contacted.
• Any offer made to the candidate in relation to this vacancy notice is subject to funding confirmation.
•  IOM does not charge a fee at any stage of its recruitment process.
•  This vacancy is only available for local citizens or foreigners with right of residence and right to work in the country.
• For further information and other job postings, you are welcome to visit our website:  IOM Careers and Job Vacancies

Required Skills

Job info

Contract Type: Special Short Term Graded (Up to 9 months)
Initial Contract Duration: 6 months
Org Type: Country Office
Vacancy Type: Special Vacancy Notice
Recruiting Type: National Officer
Grade: NO-A
Is this S/VN based in an L3 office or in support to an L3 emergency response?: Yes